Como Organizar Festa de Fim de Ano nas Empresas

Organizar um evento de final de ano é como orquestrar um grande espetáculo musical. O maestro, organizador do evento, precisa coordenar cada aspecto e detalhe da ocasião. 

É ele quem garante que cada músico (fornecedor, equipe, etc.) esteja alinhado ao propósito do evento. 

Para que o espetáculo agrade a todos os convidados, é preciso ritmo, harmonia e atenção aos detalhes. É aí que entramos!

Estamos aqui para fornecer um guia prático que ajuda no planejamento de festa de fim de ano nas empresas. Vamos lá?

Guia prático para o planejamento de festa de final de ano

Em primeiro lugar, é importante entender quais são os benefícios de um evento dessa categoria. Planejar uma festa corporativa pode ser uma excelente maneira de alinhar as expectativas da equipe, manter o grupo engajado e motivar colaboradores.

Essa também pode ser uma oportunidade para celebrar conquistas e promover a união do time. 

Confira, então, um passo a passo elaborado para planejar uma festa memorável de final de ano:

1° Defina os Objetivos 

Antes de começar a traçar os primeiros esboços da festa, pare e pense um pouco sobre os objetivos em questão. Essa festa será uma celebração natalina? Ela comemora resultados da equipe? Serve para reforçar a identidade cultural? A resposta a essas perguntas ditará o tom do evento.

Determine em seguida se a confraternização será formal, informal ou temática. Essa resolução também ajudará na hora de definir o dress code dos convidados, bem como o tema ideal para o evento.

2° Crie uma lista de convidados.

Ao colocar no papel o número de pessoas convidadas, lembre-se sempre de averiguar a possibilidade de o convite se estender para membros mais próximos da família. Se esse for o caso, considere se o número total continua no limite de orçamento pré-estabelecido.

Peça a confirmação de presença para todos os convidados. Dessa forma, não será surpresa o número exato de pessoas que comparecerão ao evento.

3° Defina o Orçamento.

O orçamento é uma das partes principais do planejamento de um evento. Ele deve estar alinhado com o orçamento disponível da empresa e não pode ultrapassar o limite de gastos.

Tendo um orçamento pré-definido em mãos, é preciso colocar tudo no papel: valor do aluguel do espaço, decoração, bufê, brindes personalizados, entretenimento e até uma sobra para imprevistos.

4º Defina o Local

Existem diversos tipos de salões de festas que atendem bem às demandas de eventos de final de ano. Os mais comuns são: chácaras, salão de eventos, restaurantes e espaços internos da empresa.

Para definir um bom local de eventos, é importante ter em mãos a quantidade de pessoas que farão parte da festa. Considere também encontrar um local de fácil acesso.

5° Determine a Data e o Horário

As datas escolhidas para a festa de final de ano não podem coincidir com feriados ou compromissos pessoais dos colaboradores. Por exemplo: nunca adote o dia 25 de dezembro para uma festa corporativa, já que o feriado é comemorado em família ou entre amigos.

Verifique também o melhor horário para o início do evento. Os horários mais comuns para as festas ficam entre o final da tarde ou começo da noite.

6° Planeje o Buffet

Defina qual é o tipo de alimento que será servido. No bufê, atenda a possíveis restrições alimentares, bem como preferências específicas de determinados convidados. 

As opções mais comuns são: à la carte, frios, bufê ou petiscos diversos.

7° Defina a Programação

A programação vai depender do tom do evento, já definido anteriormente. Inclua momentos de premiações, discursos, agradecimentos e dinâmicas em grupo.

Escolha também as opções de entretenimento, tais como: músicas ao vivo, amigo secreto, shows e assim por diante.

8° Decoração e Temática

A decoração da festa vai depender da atmosfera do ambiente: natal, black-tie e outros cenários temáticos, como anos 80.

A decoração também deve caber no bolso e é preciso cuidado para não ultrapassar o limite de gastos.

9° Prepare Brindes e Lembranças

Aqui mora a cereja do bolo. Entregar presentes personalizados durante o evento de final de ano combina muito com o espírito natalino, onde a troca de presentes é muito bem-vinda.

Considere oferecer brindes tais como: kit champanhe personalizado, copos personalizados, taças, cadernos com frases de efeito, almofadas com fotos e assim por diante.

10° Logística e Detalhes Finais

Defina uma equipe para recepcionar os convidados, bem como sinalização, transporte e estacionamento local. 

Confirme todos os serviços contratados com antecedência e garanta que não haja erros durante a revisão prévia. 

Assim como um maestro garante um excelente concerto, o organizador de um evento precisa garantir que, na hora do espetáculo, todos estejam em sintonia.

O sucesso do evento, assim como o de um concerto, depende da execução perfeita e da capacidade de lidar com desafios inesperados.Se precisar de ajuda com algum detalhe, entre em contato com a nossa equipe. Oferecemos brindes personalizados que vão embelezar ainda mais o seu evento!